¿Cuáles son los pasos para certificar un sistema de gestión?

Contar con un sistema de gestión es beneficioso para una empresa u organización ya que da una gestión sostenida en el tiempo de cómo hacer las labores de la mejor manera. Al tener la certificación permite mejorar a través de procesos y así brindar confianza al cliente, destacar en el mercado y desarrollar estrategias de mejora contínua.

Recordemos que la certificación es el resultado positivo tras evaluar el grado de cumplimiento de un sistema de gestión, producto, proceso o servicio, con respecto a los requisitos de una norma técnica, esquema o reglamento. Constituye un instrumento eficaz para la defensa del consumidor y la competencia leal entre empresas; contribuye al crecimiento, el desarrollo de las organizaciones y su competitividad a través de un mejor posicionamiento en los mercados.

Si usted está interesado en certificar un sistema de gestión, está en el lugar indicado. Un sistema de gestión independientemente de la norma en la cual esté basado, le ayuda a la organización a tener un control estandarizado y monitoreado con el fin de crear calidad en sus procesos. 

Dicho esto, veamos:

Índice

1. ¿Cómo se certifica un  sistema de gestión?

2. ¿Por qué elegir a INTECO para la certificación?

¿Cómo se certifica un  sistema de gestión?

Antes de empezar con su proceso de evaluación debe de identificar la necesidad que existe en el mercado y en su empresa para así poder identificar cuál certificación es la idónea para su organización.

Para  identificar de la mejor manera su necesidad, usted puede guiarse con estas  preguntas:

• ¿Cuál es su principal función en el mercado en el que se desempeña?
• ¿Cómo ha realizado el trabajo durante este tiempo?
• ¿Por qué requiere un sistema de gestión u otro proceso de evaluación?
• ¿Cuáles son las metas e  intereses de su organización?

Posterior a esto, se debe indagar en cuál norma o requisito contribuye a alcanzar los objetivos de su  organización, conocer los requisitos a cumplir , y capacitarse. Hay que construir un plan de implementación para poder avanzar de manera segura y constante, lo mejor es fijar hitos de avance y ejecutar autoevaluaciones. 

Para realizar la implementación es necesario:

• Análisis de contexto.
• Análisis de la necesidad a atender.
• Conocer cuál de las normas técnicas se ajusta a su necesidad.

Una vez completado este paso es cuando se realiza el acercamiento a un ente certificador como INTECO para cotizar el proceso de evaluación que permita obtener la certificación.

Artículo complementario: ¿Cómo obtener la certificación para su empresa? | Todo lo que debe saber aquí 👈

Escoja a un ente certificador 

Ahora bien, cuando se contacte con la empresa certificadora que va a trabajar con su organización, la misma abrirá un expediente para iniciar con la recopilación de documentos. 

Los encargados de auditar irán a las instalaciones de la empresa para realizar una pre-auditoría, el resultado consiste en un informe de hallazgos relacionados a los requisitos de la norma. Este informe es vinculante y forma parte del proceso de evaluación. Por lo cual el seguimiento a las acciones establecidas por la organización serán revisadas durante la auditoría inicial. Su organización debe tener conocimiento del plan de auditoría y conocer los requisitos que deben cumplir. 

Espere el avance del proceso 

En el transcurso de la auditoría inicial, el equipo auditor designado comprobará si el sistema de gestión de la organización, descrito en el manual y en los procedimientos operativos que lo soportan, está efectivamente implementado, de acuerdo con la norma definida. 

Si hay no conformidades, la empresa hará un plan de acciones correctivas que hace referencia a cada una de ellas; que incluye la identificación de la causa que produjo la no conformidad, la acción correctiva propuesta para eliminar la causa, el plazo para su implementación, el responsable y la evidencia de ejecución correspondiente para la solución de estas..

Una vez aprobado el plan de acciones correctivas o bien, si por el contrario, no hay “no conformidades, se procede a emitir el criterio de decisión con respecto al otorgamiento de la certificación.

Este es el proceso para que su empresa cuente con la certificación deseada. Sin embargo, tiene que saber que al obtener la certificación y durante el período de validez del certificado, algunos entes certificadores realizarán auditorías de seguimiento al sistema de gestión de la organización, con el propósito de verificar si se mantienen las condiciones que dieron lugar al otorgamiento del certificado.

Al contar con la certificación de un sistema de gestión, se efectuará una auditoría 4-5 meses antes de finalizar la vigencia del certificado, con el fin de verificar el cumplimiento de requisitos para poder renovar el certificado. La organización puede visualizar su esfuerzo en redes sociales, páginas web, firmas de correos o inclusive en medios de comunicación, para demostrar que cuenta con un sistema de gestión certificado.

¿Cómo mantener y mejorar el sistema de gestión?

Todo esfuerzo que se implemente debe ir apegado a la estrategia de la organización y debe generarse institucionalidad, la mejor forma de mantenerlo es tenerlo implementado en cada una de sus acciones de control, por ejemplo, establecer un programa de auditorías internas y de seguimiento periódicos de desempeño de procesos, fijar objetivos claros y medibles, hacer una recopilación de información previo a un análisis de causa raíz.

Beneficios

• Permite que la empresa mejore a través de los mecanismos que señalan los sistemas de gestión. 

• Cualquier tipo de organización puede optar por una certificación en sistemas de gestión. 

• Brinda confianza y respaldo a los clientes.

• Mejora la gestión de procesos. 

• Reconocimiento y diferenciador en el mercado. 

¿Por qué elegir a INTECO para la certificación?

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