Implementar un sistema de gestión efectivo en su organización puede marcar la diferencia en términos de eficiencia, calidad y cumplimiento de requisitos. Para ayudarle en este proceso, queremos compartir con usted los 9 pasos clave que puede seguir para lograr una implementación exitosa. Estos pasos le guiarán desde la definición de objetivos hasta la mejora continua del sistema de gestión.
Antes de iniciar cualquier implementación, es esencial comprender las expectativas de la alta dirección con respecto al sistema de gestión y preguntar: “¿Cuáles son los desafíos y problemas que el negocio necesita resolver?”. Tomar en cuenta esta información en la definición de objetivos específicos del sistema de gestión para que se alineen con las metas y estrategias de la organización.
Por ejemplo: la alta dirección necesita un sistema de gestión para aumentar las ventas en un 20 %, o bien, requiera un sistema de gestión de la calidad que le ayude a disminuir la cantidad de quejas que se reciben a fin de que la imagen de la organización mejore entre los clientes. Aquí radica la importancia de este primer paso: alinear las expectativas de la alta dirección con el fin de convertir el sistema de gestión en una herramienta de negocios.
El compromiso y liderazgo de la alta dirección son fundamentales para el éxito de la implementación. Es importante que los líderes demuestren su apoyo activo al sistema de gestión y establezcan un ambiente propicio para su implementación. Esto implica asignar los recursos necesarios, establecer políticas claras y brindar el ejemplo a seguir.
Si bien, la norma indica que se debe establecer una política de calidad, lo que genera valor real a las organizaciones es asegurar que la alta dirección esté a la par de la persona encargada de la implementación.
Para implementar un sistema de gestión efectivo, es esencial tener un profundo conocimiento de la norma aplicable. Esto implica estudiar los requisitos y entender cómo se aplican a su organización. Si es necesario, buscar apoyo externo o capacitación especializada para garantizar una comprensión sólida de la norma.
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Determinar el alcance de tu sistema de gestión es un paso crucial. Debe identificar qué aspectos de su organización serán cubiertos por la certificación. Esto puede incluir procesos específicos, productos o servicios. Asegúrese de alinear el alcance definido con las expectativas de la alta dirección y las necesidades de tu negocio.
Una gestión efectiva de los procesos es fundamental para el éxito del sistema de gestión. Esto implica mapear y documentar sus procesos (desarrollar los documentos necesarios para establecer los procesos, procedimientos, políticas y registros del sistema de gestión); definir responsabilidades (asignar responsables del sistema de gestión para liderar este proceso y garantizar su implementación exitosa); y, establecer mecanismos de seguimiento y mejora continua.
Antes de la auditoría interna, es recomendable realizar una autoevaluación para conocer el estado actual de los procesos y actividades relacionadas con el sistema de gestión. Esto le permitirá identificar brechas y oportunidades de mejora.
Las auditorías internas son una herramienta vital para evaluar la eficacia del sistema de gestión y cumplir con las expectativas de la alta dirección. Estas auditorías, ya sean realizadas por personal interno o externo a la organización, ayudan a identificar áreas de mejora y asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la norma.
La revisión por la dirección es una etapa clave para evaluar el desempeño general del sistema de gestión. En esta fase, se analizan los hallazgos de las auditorías internas y externas, así como las acciones correctivas implementadas. También se toman decisiones estratégicas y se establecen nuevas metas y objetivos para el sistema de gestión.
La mejora continua es un principio fundamental en la gestión de sistemas. Utilizando los hallazgos de las auditorías y la revisión por la dirección, se implementan acciones para fortalecer el sistema de gestión. Este enfoque continuo de mejora garantiza que el sistema se mantenga relevante y efectivo a lo largo del tiempo.
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