Lo que debería observarse después de lograr una certificación
Debería verse un retorno de esa inversión a la empresa. “¿Cómo voy a ver ese retorno de la inversión?” Se preguntará. La repuesta es: con procesos más ágiles, clientes más satisfechos, menos reprocesos, productos que cumplan las características de una mejor forma que antes. Son parte de los resultados que puede ver con un sistema de gestión exitoso, por ejemplo, si tiene un sistema de gestión de la energía, esperará ver una reducción en su factura energética.
No se trata de solo ver que obtiene la certificación sino observar cómo se cuantifica esa certificación a través de los resultados. De este modo se verifica que el sistema de gestión aporta valor y es sistemático.
Desafíos que deben superarse aún logrando la certificación
Salir de la zona de confort o no sentir comodidad con lo logrado. El primer desafío es no sentirse cómodo porque es frecuente que las organizaciones una vez que obtienen la certificación tienden a descuidar el sistema de gestión.
Por ello, una vez obtenida la certificación es necesario prestar atención a nutrir el sistema de gestión, hacerlo que madure y crezca mediante acciones concretas. Con la ISO 9004 gestión para el éxito sostenido de una organización, por ejemplo, el gestor se puede apoyar de esta herramienta para lograr la madurez en el sistema de gestión.
Además de mantener a los dueños del proceso activos y los recursos que el sistema de gestión es vital para seguir en esa constante evolución.
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¿Cómo sensibilizar a la organización para continuar con buenas prácticas?
El gestor debe tener cuenta que la tarea de sensibilizar a la organización y a las personas de la misma no es fácil ya que se debe modificar la cultura y para modificar la cultura en una organización se debe tener a una alta dirección muy consciente de ello, ya que se suele entender que el gestor es quien debe retomar toda la responsabilidad del sistema de gestión y no debe ser así.
Por ello, una alta dirección consciente y activa con un sistema de gestión ayuda a asignar autoridades, responsabilidades y roles adecuados a cada dueño de proceso con el fin de que cada rol rinda cuentas. Por aquí se empieza a modificarse la cultura, recordando que no solo es tarea del gestor el éxito de todo un sistema de gestión.
En otras palabras, la asignación de responsabilidades y resultados del sistema de gestión se debe trabajar de manera continua con un proceso de recursos humanos más activo a la vez que ayude a generar directrices organizacionales.
¿Cómo mantener la certificación durante 3 años consecutivos?
La respuesta es amplia: el cumplimiento normativo se puede lograr de una forma sencilla, pero un sistema de gestión no es cumplir exactamente lo que dice la norma, sino más bien cumplir y generar valor al tenerlo. Es muy común que las altas direcciones no perciban valor en la norma y se debe a que tienen un sistema de gestión solo para cumplirla.
Para que un sistema de gestión realmente aporte valor al gran trabajo que tiene un gestor, involucra tres elementos principales: las personas, los procesos y la tecnología.
Involucrar a las personas en el sistema de gestión es fundamental porque usualmente al gestor se le conoce erróneamente como la figura responsable de todo el sistema, pero no es el único responsable. El gestor entonces debe involucrar a los dueños de procesos para que estos potencialicen y se empoderen del sistema de gestión.
La gestión de procesos suele ser un tema difícil en las organizaciones, pero el sistema de gestión no funciona si los procesos no funcionan, por ello es un elemento clave para mantener la certificación. Entonces, para mantener la certificación vigente por tres años y agregando valor, es necesario asegurarse de tener procesos sistemáticos que se comuniquen entre sí y que estén interrelacionados.
Por último, el dominio de la tecnología. Los sistemas de gestión son diseñados y creados bajo el concepto de mejora continua, por ello, para que un sistema logre madurez y siga creciendo se tiene que buscar de manera constante cómo renovarlo y actualizarlo con nuevas tendencias a nivel mundial.
En resumen, estos 3 aspectos son fundamentales para la recertificación, ya que el cumplimiento de la norma puede ser relativamente fácil, sin embargo, a nivel de generación de valor, se tienen que unificar estos tres elementos mencionados: personas, procesos y tecnología para asegurar un sistema de gestión moderno, ágil y que se alinee a las expectativas de negocio de la organización.
Por otro lado, proponerse más retos en la medida que se vayan cumpliendo debe ser una constante en organizaciones que ya tienen una certificación. Se puede tomar como referencia la ISO 9004 para autoevaluarse, ya que consta de cinco niveles que indican cómo los sistemas de gestión pueden ir ganando más madurez, es importante recordar que la meta es la mejora continua.
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