La respuesta a la pregunta del título no se resume en una sola frase. Depende del análisis de otras preguntas. Vea en esta nota cómo conocer si su sistema de gestión está contribuyendo al cumplimiento del plan estratégico de la empresa. Empezamos por recordar qué es un sistema de gestión para ir armando este análisis.
Tabla de contenido
1. ¿Qué es un sistema de gestión y cómo se promueve en las empresas?
2. ¿Cuál es el aporte de un sistema de gestión?
4. Buenas prácticas para demostrar la contribución del sistema de gestión a los objetivos de la empresa
¿Qué es un sistema de gestión y cómo se promueve en las empresas?
Un sistema de gestión es el medio por el cual los procesos pueden lograr su operatividad, es decir, el sistema de gestión es el que guía cómo los procesos deben operar.
También se puede entender como el conector de todos los procesos para que estos estén alineados. Por ejemplo: si se trata de un sistema de gestión de la calidad, habrán reglas orientadas a cómo cumplir los requisitos y expectativas de sus clientes; o bien, en un sistema de seguridad y salud en el trabajo, permitir proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables previniendo las lesiones y el deterioro de la salud relacionado con el trabajo.
Un sistema de gestión se promueve teniendo en cuenta que es el aliado del negocio que operativizará la estrategia.
¿Cuál es el aporte de un sistema de gestión?
Contar con un sistema de gestión bien aprovechado, aporta a la empresa en dos puntos clave: alineamiento estratégico y estandarización: involucra una unificación a nivel organizacional. Sin embargo, estos dos puntos clave solo se pueden lograr si la alta dirección está comprometida con ello.
¿Cómo se puede demostrar el aporte de un sistema de gestión a los objetivos estratégicos de la empresa?
El rol del gestor y de los indicadores de desempeño
Un sistema de gestión orienta a cumplir los objetivos estratégicos, siempre que estos no sean aspiracionales, es decir, el sistema contribuye a transformar los objetivos estrategicos en objetivos operativos y realizables.
Los responsables del sistema de gestión, realizan gestiones para garantizar que los objetivos del sistema y procesos logren sus metas. De esta manera asegurando la alineación con los objetivos estratégicos.
Para demostrar en qué contribuye la implementación de un sistema de gestión, los gestores tendrán que analizar y verificar datos, recordemos que las normas siempre nos dirán “qué hacer”, pero es la organización quién define el “como”; por lo tanto, debe seguir buenas prácticas para la creación de indicadores de sistemas de gestión.
Buenas prácticas para demostrar la contribución del sistema de gestión a los objetivos de la empresa
1. Asegurarse que el sistema de gestión cuenta con las herramientas para gestionar los datos
El gestor debe verificar que el sistema de gestión cuenta con las herramientas para asegurar que el dato se consigue de una manera fiable, veraz y transparente a fin de que los datos sean coherentes con lo que se planea medir.
Dicho esto, los gestores deben asegurarse de:
- Que los objetivos sean SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo determinado),
- seleccionar un metodología para dar seguimiento y medición,
- contar con una reportería veraz y y una gestión de datos correctos.
De este modo, la gestión de indicadores se vuelve una herramienta para demostrar la veracidad de la contribución del sistema de gestión.
2. Alinear las metodologías de análisis y medición de datos a la cultura empresarial
El gestor debe tener presente que hay diferentes metodologías para lograr comprobar resultados, pero estas siempre deben estar alineadas con la cultura de la empresa.
En una organización o empresa un sistema de gestión no solo es un estándar de cosas, sino también personas y, a nivel cultural debe haber ese match para que no solo sea responsabilidad del gestor toda la parte de indicadores sino que todos los dueños de procesos sepan cómo se les va a medir o, cuál será el desempeño esperado, ya que con la estrategia y gestión lo que se procura es dar seguimiento oportuno y alineado.
3. Alinear los objetivos e indicadores en la medición del sistema de gestión
Primero se debe tener claro que la mayoría de las normas de sistemas de gestión tienen un enfoque basado en procesos, no basado en departamentos. Cuando se tienen procesos, significa que estos procesos tienen una jerarquización de objetivos. La norma orienta que inicialmente se debe planificar la gestión estratégica, mediante el contexto y el análisis de las partes interesadas.
También orienta que se deben definir los objetivos del sistema. Estos objetivos del sistema usualmente están relacionados con los objetivos estratégicos. Posteriormente, la norma indica que en ese orden se deben planificar los procesos. En otras palabras, los procesos deben tener sus objetivos alineados a los objetivos estratégicos y los objetivos de procesos deben tener sus indicadores de desempeño (determinar cómo se va a medir que se está cumpliendo el objetivo).
- Buenas prácticas para la creación de indicadores de sistemas de gestión
- Claves para revisar los objetivos y resultados del sistema de gestión con la alta dirección
4. Asegurarse de ejecutar el sistema de gestión como promotores y usuarios
Lograr el entendimiento y la utilización y, por ende, el cumplimiento de lo que se establece en ese sistema de gestión para sumar a la contribución a los objetivos de la empresa es un reto. Las normas especifican cómo hacerlo. Interpretarlas es tarea del gestor.
Por ejemplo, en la norma INTE/ISO 9001:2015 (el capítulo 7 sobre el tema de recursos) orienta que las personas tienen que tomar consciencia sobre cómo aportan a la organización e inclusive el impacto que puede tener su aporte en los resultados del sistema de gestión. La norma correspondiente orienta cuáles son esas actitudes y aptitudes que las personas necesitan para manejar un sistema de gestión de manera eficaz.
Es importante tener claridad del desempeño de las personas y la alineación que tengan con la organización que se quiere llegar a ser. Dicho esto, para asegurarse de ejecutar el sistema de gestión como promotores y usuarios, se tiene que trabajar de la mano todo el tema de gestión cultural mediante la comunicación interna y no la comunicación que la organización quiere, sino la que el empleado necesita.
Aquí pueden aparecer temas como employee experience: si las empresas tienen colaboradores comprometidos con el negocio, el servicio será mejor. Por ello, hay una gestión más compleja con la alineación de personas, comparado con la alineación de procesos. Esto el sistema de gestión lo engloba, pero es válido incluirlo, incluso en algunas organizaciones cuando se ven temas de clima laboral.
La clave para que la implementación de un sistema de gestión contribuya al cumplimiento del plan estratégico de la empresa
La clave para implementar un sistema de gestión que genere valor es tener dueños de procesos comprometidos y alineados con el negocio así como con un enfoque estratégico no solo técnico/operativo.
Lectura recomendada: Capacitaciones que requieren los gestores de sistemas de gestión en empresas certificadas y en camino a lograrlo
Frecuentemente se ven los sistemas de gestión como fines operativos, se manejan frases como: “esa tarea la realiza producción”, “el equipo de calidad lo hace porque se lo indican”, estas frases son detractoras de un sistema de gestión. Los sistemas de gestión van más allá del cumplimiento normativo básico. Los dueño de proceso incluyendo al responsable del sistema de gestión deben de entender la estrategia y tener una comunicación abierta con la alta dirección para alinearse con el negocio.
En la gestión de los indicadores, asegurarse de medir aquello que está directamente asociado a los objetivos establecidos. Para cualquier sistema de gestión es fundamental visualizar de manera confiable como el sistema de gestión está aportando el plan estratégico de la empresa.
Toda norma de sistema de gestión está basada en un ciclo de mejora continua, por lo que los sistema de gestión implementados van madurando a medida que pasa el tiempo y las organizaciones van aprendiendo y evolucionando.
Es por ello, que el desafío está en detectar rápido las áreas de mejora. El responsable del sistema de gestión se puede ayudar de las siguientes preguntas para analizar si lo que se está midiendo está alineado con el negocio:
- ¿Se ha podido identificar si los indicadores están generando valor?
- ¿Se están tomando decisiones con los resultados de los indicadores o solo se miden lo que indican se debe medir?
- ¿Tengo conocimiento de cómo medir los indicadores?
Finalmente, el mayor aprendizaje que forma parte de la contribución de un sistema de gestión al cumplimiento del plan estratégico de una empresa, además de alinearse con la estrategia, es darle un enfoque a las personas.
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