Capacitaciones recomendadas para empresas certificadas y en camino a lograrlo

La capacitación es realmente algo necesario tanto para empresas certificadas como aquellas que están en camino a lograrlo. Es importante tanto para los roles que auditan y capacitan todos los días, ya que llegan a tener un gran conocimiento de cada palabra de la norma y lo que implica, como también para aquellos roles que no trabajan a diario con la norma, ya que refrescan conocimientos y los relacionan con los requisitos.

¿Cómo determinar las capacitaciones específicas para el personal?

Con el fin de gestionar las tareas correspondientes para la implementación de un sistema de gestión, los años de experiencia nos dice que en la práctica no todo el personal tiene la disponibilidad, el tiempo o la organización y los recursos para hacer capacitaciones el 100 % del tiempo, sin embargo, se recomienda que:

• Se defina un equipo de trabajo y un líder, en este caso, la persona encargada de llevar a cabo la implementación del sistema de gestión (este rol debe tener conocimiento avanzado en la norma).
• Las personas tomadoras de decisión tengan conocimiento general, sobre todo de lo que les aplica y lo que no les aplica, ya que la mayoría de veces no tienen conocimiento de cuáles son las implicaciones que se pueden tener y cuáles son las expectativas que se deberían de tener, así como cuáles serían los aportes de la implementación del sistema.

¿Cómo deberían estructurarse las capacitaciones que deben darse antes, durante y después de lograr la certificación?

Antes

En el antes, debería haber sesiones cortas para abordar, explicar y comentar qué se hará: se implementará un sistema de gestión que ayudará a cumplir estos objetivos.

Durante

En el durante, se debería preparar al equipo de implementación del sistema en la capacitación de la norma y los principales requisitos. En esta etapa se puede involucrar a jefatura, gerencia y tomadores de decisión.

En esta etapa el gestor debe tener en cuenta cómo está el tiempo de los tomadores de decisiones para organizar el tiempo de las capacitaciones. De modo que las capacitaciones queden divididas del siguiente modo (sugerencia):

• Capacitaciones técnicas y demandantes: equipo implementador.
• Capacitaciones cortas/comunicaciones cortas: donde se expliquen las implicaciones a otros roles.

Los grupos pueden ir cambiando en el tiempo, todo dependerá de la necesidad que se vaya experimentando. Por ejemplo, hay algunas otras capacitaciones como análisis de causa-raíz, que pueden ser muy útiles para toda la organización y no solo para un equipo específico o para el equipo implementador. Pueden ser capacitaciones impartidas a personas que representen los diferentes procesos y diferentes departamentos, para luego determinar quién asesorará y orientará en las diferentes áreas.

Después de la certificación

Hasta aquí hemos mencionado lo que se necesita en el antes y durante del proceso de obtención de una certificación de un sistema de gestión. Ahora bien, para seguir manteniendo la certificación cada año de vigencia es recomendable que la organización se comprometa con el sentido de mejora continua y que lo inculque como filosofía. Después de obtener la certificación es necesario:

• Llevar el conocimiento teórico en conocimiento aplicado, ya que es el reto continuo. Para lograrlo es necesario que el gestor, como la organización y tomadores de decisión se involucren, hagan auditorías y apliquen el conocimiento de las normas, lecturas, capacitaciones (en lo que le corresponda).

El rol del responsable de la implementación del sistema de gestión y los conocimientos que debe tener para implementarlo

Conocimientos técnicos

La persona o el rol que implementa un sistema de gestión o que estará liderando su implementación debería tener conocimientos y capacitaciones en la norma específica, evaluación y auditoría.

También debería tener formación deseable como auditor líder, a fin de tener criterio para opinar, decidir, hacer el programa de auditorías, la planificación y a ayudar a orientar a los equipos auditores en la ejecución de la misma.

Debería tener conocimientos en gestión básica de riesgos, en gestión de información documental, gestión y propuesta de indicadores, gestión de revisión del sistema por parte de la alta dirección.

Cabe destacar que, el gestor más que ser una figura que llegue a darle las quejas de lo que los otros no hicieron dentro del sistema, debe tener la capacidad de guiar y orientar a la alta dirección, gerencia y presidencia, cómo se revisa un sistema de gestión (es decir, revisar que este sea apto para cumplir los objetivos estratégicos, que demuestre eficiencia y que realmente sea sistémico).

Habilidades blandas

El responsable de implementar un sistema de gestión debe tener las siguientes habilidades blandas y aptitudes:

• Entiende el contexto de la organización. Comprende la realidad de la que forma parte.
• Se comunica asertivamente tanto con la alta gerencia como con la persona que hace el trabajo más operativo.
• Tiene la capacidad y la actitud para entender los procesos de la organización. Está abierto a la explicación continua ya que no lo sabe todo.
• Gestiona las relaciones. Puede relacionarse en un ámbito profesional con cualquier persona de la organización e incluso fuera. Por ejemplo: entes reguladores, clientes, homólogos, colegas, competidores. Porque al final, dependiendo del sistema de gestión gestión, el gestor tendrá que interactuar con quejas o reclamos de clientes y proveedores. 
• Controla sus bloqueos emocionales (está bien tenerlos, pero puede bloquearlos), ya que esta figura representa a la alta dirección y es una distinción que hay que ejercerla de una forma muy funcional dentro de la organización.
• Orientado a la resolución, las personas que se desempeñan muy bien con esta habilidad, usualmente son consideradas para ser ascendidas por la alta dirección, por haber demostrado que pueden resolver situaciones al ser un puesto muy visible.

Finalmente, se debe recordar que el gestor debería tener conocimientos y capacitaciones en la norma, en el tema de riesgos específicos, aplicables, control  documental si es que así y sobre todo en temas de auditoría interna, como mínimo.

La empresa definirá en qué capacitarse de acuerdo a los objetivos que requiera cumplir. Cuando una empresa decide empezar el camino de implementar un sistema de gestión, comprende cuáles son los beneficios de la implementación. Estos beneficios están alineados a los objetivos:

• Lograr una administración sistémica para cumplir los requisitos 
• Lograr reconocimiento y distinción a través de una certificación por un tercero con independencia que avala que la organización cumple con la norma.

Independientemente del objetivo a cumplir, es necesario que la empresa conozca los requisitos de la norma y los requisitos para certificarse.

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