¿Cómo debe ser la reunión entre la alta dirección y el gestor para la revisión de los objetivos y la presentación de resultados del sistema de gestión?
Duración
La reunión debe ser ágil y breve. Aún cuando se tiende a ver estas reuniones muy largas, lo ideal es presentarle a la alta dirección la información lo más procesada, sencilla, transparente y puntual, porque de esta manera, la alta dirección puede tomar decisiones en ese mismo momento en el que se lleva a cabo la reunión con el gestor.
Estructuración de objetivos
El gestor en esta sesión debe asegurarse de exponer los objetivos del sistema de gestión a la alta dirección siguiendo las mejores prácticas para aportar el mayor valor posible.
La principal recomendación para exponer los objetivos es derivar y entrelazar los objetivos de los procesos a partir de los objetivos estratégicos del sistema de gestión: esto con el objetivo de explicarle a la alta dirección de dónde proviene cada resultado de manera específica.
En ocasiones, se observan sistemas de gestión donde los objetivos del sistema o los objetivos estratégicos están muy aislados de los objetivos de los procesos. Esto lo debe evitar el gestor, ya que los objetivos de los procesos dan respuesta directamente a los objetivos estratégicos.
Revisión de los objetivos
El gestor debe evaluar los objetivos no solo con los resultados de los indicadores, debe realizar una evaluación integral y esa revisión incluye:
- los indicadores claves de desempeño,
- los riesgos y oportunidades,
- los resultados de la auditoría interna, las acciones correctivas y el análisis de contexto.
Revisar cada una de estas piezas permite una revisión integral de los objetivos y del estado del sistema de gestión, ya que no solo se limita la revisión a los resultados de indicadores, sino a todas esas variables que también dan información importante para tomar decisiones.
Presentación de los objetivos
En la sesión con la alta dirección el gestor no debe olvidar algunas buenas prácticas para presentar los objetivos:
1. Es indispensable estar alineado con la estrategia de la organización. Si bien es común que los gestores se aparten de las tareas del día a día o de la operatividad, el sistema de gestión tiene que dar respuesta a la estrategia, ya que el sistema de gestión es un medio por el cual se operativiza la estrategia.
2. Conocer muy bien a su alta dirección. Entender cómo piensa y entiende la información la alta dirección es clave. El gestor debe dominar si su alta dirección comprenderá los objetivos y resultados solo presentándoles números o si requerirá de una explicación más detallada. Le recomendamos leer: Buenas prácticas para demostrar la contribución del sistema de gestión a los objetivos de la empresa
3. Tener conocimiento sobre metodologías modernas de gestión de indicadores, de KPI, objetivos smart, utilización de software para documentar de mejor manera los objetivos y también los indicadores. Esto debido a que hay sistemas de gestión que todavía son muy documentales o muy manuales y los indicadores se extraen uno a uno. Esto con el fin de que el gestor tenga información más confiable y sencilla para la toma de decisiones.
Siempre es importante que el gestor esté actualizado en nuevas tendencias, no solo en temas tecnológicos sino en metodología de gestión de procesos y en temas estadísticos para que se puedan hacer análisis integrales.
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