La reunión debe ser ágil y breve. Aún cuando se tiende a ver estas reuniones muy largas, lo ideal es presentarle a la alta dirección la información lo más procesada, sencilla, transparente y puntual, porque de esta manera, la alta dirección puede tomar decisiones en ese mismo momento en el que se lleva a cabo la reunión con el gestor.
El gestor en esta sesión debe asegurarse de exponer los objetivos del sistema de gestión a la alta dirección siguiendo las mejores prácticas para aportar el mayor valor posible.
La principal recomendación para exponer los objetivos es derivar y entrelazar los objetivos de los procesos a partir de los objetivos estratégicos del sistema de gestión: esto con el objetivo de explicarle a la alta dirección de dónde proviene cada resultado de manera específica.
En ocasiones, se observan sistemas de gestión donde los objetivos del sistema o los objetivos estratégicos están muy aislados de los objetivos de los procesos. Esto lo debe evitar el gestor, ya que los objetivos de los procesos dan respuesta directamente a los objetivos estratégicos.
El gestor debe evaluar los objetivos no solo con los resultados de los indicadores, debe realizar una evaluación integral y esa revisión incluye:
Revisar cada una de estas piezas permite una revisión integral de los objetivos y del estado del sistema de gestión, ya que no solo se limita la revisión a los resultados de indicadores, sino a todas esas variables que también dan información importante para tomar decisiones.
En la sesión con la alta dirección el gestor no debe olvidar algunas buenas prácticas para presentar los objetivos:
1. Es indispensable estar alineado con la estrategia de la organización. Si bien es común que los gestores se aparten de las tareas del día a día o de la operatividad, el sistema de gestión tiene que dar respuesta a la estrategia, ya que el sistema de gestión es un medio por el cual se operativiza la estrategia.
2. Conocer muy bien a su alta dirección. Entender cómo piensa y entiende la información la alta dirección es clave. El gestor debe dominar si su alta dirección comprenderá los objetivos y resultados solo presentándoles números o si requerirá de una explicación más detallada. Le recomendamos leer: Buenas prácticas para demostrar la contribución del sistema de gestión a los objetivos de la empresa
3. Tener conocimiento sobre metodologías modernas de gestión de indicadores, de KPI, objetivos smart, utilización de software para documentar de mejor manera los objetivos y también los indicadores. Esto debido a que hay sistemas de gestión que todavía son muy documentales o muy manuales y los indicadores se extraen uno a uno. Esto con el fin de que el gestor tenga información más confiable y sencilla para la toma de decisiones.
Siempre es importante que el gestor esté actualizado en nuevas tendencias, no solo en temas tecnológicos sino en metodología de gestión de procesos y en temas estadísticos para que se puedan hacer análisis integrales.
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